Att arbeta på Delade mallar

Diverse Louise Liljeström November 1, 2016 0 0
FONT SIZE:
fontsize_dec
fontsize_inc

 Ordet är en mycket nära relation mellan dokument och mallar. När ett dokument skapas, är det alltid baserat på en mall. Dessutom kan du bifoga mallar för att ändra specifika handlingar vilka stilar och andra funktioner som finns på denna handling.

 När du har ett dokument öppet i Word, mallen som dokumenterar öppnas av programmet. Detta innebär att Word har direkt tillgång till information i mallen, men det kan också orsaka problem i en nätverksmiljö. Det är inte ovanligt att mallar som krävs av många arbetare som ska lagras på en nätverksenhet. Detta gör det möjligt för användare att komma åt mallen i nätverket.

 Naturligtvis, eftersom Word öppnar mallen när ett dokument från vilken mall öppnas, vilket innebär att samma automatiska öppna formen av många olika användare samtidigt. Detta ger inga verkliga problem för Word, men det kan vara ett problem om du är ansvarig för att hantera uppdateringar för mallar i bolaget. Du kan inte öppna och redigera en mall om det används av någon annan som har ett öppet dokument som använder den mallen. Vad ska man göra?

 Detta är ett vanligt problem, och utgör ett förvaltningsproblem mer än en teknisk fråga. Det finns inget sätt för ett administratörslösenord till en "koppla" kraft mellan ett dokument och en mall. Detta innebär att det bara finns två sätt du kan eventuellt arbeta med de mallar som du behöver ändra.

 Först, kan du berätta för alla att stänga sina dokument från Word, medan du gör uppdateringen. Beroende på enhetens storlek kan vara möjligt. Om du har hundratals användare, men detta tillvägagångssätt är mindre genomförbart, särskilt om någon utanför hans eller hennes kontor, kan ett dokument fortfarande öppna upp sina system.

 Den andra möjligheten är att hålla kopior av mallarna. Dessa dubbletter kan vara på en lokal enhet eller en nätverksenhet till som bara du har tillgång till. Dubbletter kan ha olika namn än de delade mallarna. Till exempel om en gemensam mall kallas, kanske du duplicera

 De dubbla mallar gör att du kan ladda och ändra dubbletter, och sedan kopiera den reviderade mallen ovanpå den delade mallen vid en tidpunkt då det inte används. Till exempel, skulle du komma tidigt på morgonen, innan datorerna är i bruk, och kopiera mallen för att kopiera den delade mappen så att mallen är tillgänglig för användning av andra när de börjar komma till kontoret.

 Det finns en förvaltning direktiv som måste gå hand i hand med de förfaranden som beskrivs ovan: Du måste se till att dina delade mallar-de som kör på nätet i en skrivskyddad mapp. På så sätt behöver du nätanvändarna inte ändra, oavsiktliga eller avsiktliga, att skapa mallar. Som chef för mallarna, har du möjlighet att skriva att mappen, men andra bör inte. På så sätt, när du gör uppdateringar av kopior av mallar kan du flytta dem till den delade, skrivskyddad mapp som beskrivits ovan.

 Word Tips är din källa för kostnadseffektiv Microsoft Word utbildning. Detta tips gäller Microsoft Word 97, 2000, 2002 och 2003.

(0)
(0)